Yếu tố thành công trong quản trị thay đổi tại doanh nghiệp

Trong quản trị thay đổi, nhiều doanh nghiệp có xu hướng tập trung vào quy trình thay đổi chứ không phải yếu tố thành công then chốt phía sau. Tuy nhiên, vấn đề không phải chỉ đơn thuần là những gì được thực hiện mà là cách thức thực hiện mang lại hiệu quả như thế nào. Sau đây chúng ta cùng xem xét một số yếu tố quản trị thay đổi thành công chính:

1. Truyền thông

Thay đổi có mức độ bất ổn cao, nhất là các thay đổi cơ bản. Khi đó, truyền thông là công cụ quan trọng cho phép giảm bớt sự bất ổn định, giảm mức độ phản kháng, tăng mức độ cam kết và sự tham gia của các bên liên quan (Carter, 2008). Truyền thông sẽ hiệu quả hơn khi có mục tiêu và tầm nhìn rõ ràng và cách mà các thông điệp được truyền đi cũng quan trọng không kém nội dung của thông điệp đó. Đôi khi, các thông điệp chuyển tải có thể bị hiểu sai, nhân viên không hiểu hết câu hỏi, họ có thể tự suy ra câu trả lời và như vậy còn tồi tệ hơn là đưa ra sự thật. Vì vậy, cần phải có phương pháp và ngôn ngữ sử dụng phù hợp trong công tác truyền thông để truyền tải tầm nhìn trong toàn bộ doanh nghiệp.

Hoạt động truyền thông có thể được thực hiện theo chiều ngang hoặc theo chiều dọc (Robbins và Judge, 2007). Trưởng các bộ phận hay các nhà quản trị truyền tải thông tin hướng tới nhân viên ở vị trí thấp hơn và đồng thời phải có sự phản hồi trở lại của nhân viên đối với nhà quản trị. Tuy nhiên, truyền thông nhóm cũng rất quan trọng để tiết kiệm thời gian và tạo sự phối hợp dễ dàng hơn. Đối thoại trực tiếp là kênh thông tin hiệu quả nhất vì nó cho phép lượng thông tin trao đổi tối đa và có được phản hồi nhanh chóng về thông tin được chia sẻ thông qua các “tín hiệu thông tin” bổ sung khác nhau như “từ ngữ”, “cử chỉ”, “điệu bộ” và “ngữ điệu”.

Hình 1: Hiệu quả của các kênh truyền thông

Nguồn: Lengel và Daft (1988)

2. Sự tham gia của nhân viên

Yếu tố quản trị thay đổi thành công thứ hai là sự tham gia của nhân viên có, tác động tích cực đối với cảm xúc của họ, khiến họ chấp nhận thay đổi. Sự tham gia sẽ tạo niềm tin, mối cam kết ràng buộc và làm giảm mức độ phản kháng. Nhân viên khi tham gia thực hiện thay đổi sẽ có tác động tích cực, nhất là đối với các thay đổi ít đồng nhất với văn hóa doanh nghiệp. Mức độ tham gia của nhân viên vào quá trình tiến hành thay đổi cao cho phép giảm thái độ tiêu cực của họ đối với thay đổi trong các doanh nghiệp. Các tiến hành này cũng cho thấy rằng các nhà quản trị tin tưởng nhân viên của mình trong quá trình hoạch định, đồng thời cũng tạo niềm tin đối với công tác quản trị. Điều này có ý nghĩa quan trọng bởi một khi các nhân viên không tin tưởng vào nhà quản trị, họ sẽ tỏ rõ thái độ chống đối. Sự tham gia của nhân viên có thể thông đại diện nhóm hoặc tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm. Khi tất cả các thành viên trong nhóm đều tham gia thì năng suất sẽ cao hơn, bởi vì với những người không tham gia, họ có thể sẽ cảm thấy khó hiểu để đi đến tán thành được. Tuy nhiên, nếu có nhiều người tham gia thực hiện có thể sẽ khiến mất nhiều thời gian và tốn kém (Self và Schraeder, 2009).

3. Động cơ của nhân viên

Mặc dù động cơ phụ thuộc chủ yếu vào đặc điểm tính cách con người, nhưng nó cũng chịu ảnh hưởng của các yếu tố liên quan tới “công tác truyền thông”, “chia sẻ thông tin” và “công tác tư vấn”. Del Val và Fuentes (2003) đã tiến hành nghiên cứu cho thấy quan niệm sai lầm có thể đến từ việc thiếu chia sẻ thông tin hoặc truyền thông kém hiệu quả. Điều này có thể dẫn tới phản kháng của nhân viên, làm suy giảm động cơ của họ. Tương tự trong trường hợp mức độ bất ổn định cao, truyền thông hiệu quả là hết sức quan trọng để thúc đẩy động cơ cho nhân viên.

Nhân viên có thể nghĩ rằng thay đổi trong doanh nghiệp sẽ đe dọa đến công việc của họ, vì vậy họ nảy sinh cảm giác tiêu cực về nó. Để giải quyết điều này, các nhà lãnh đạo cần xây dựng hướng dẫn làm sao để thông báo, lắng nghe và tư vấn cho nhân viên tốt hơn. Nhân viên cũng mong muốn làm những công việc đa dạng, do vậy những thay đổi giúp làm phong phú thêm công việc sẽ có nhiều khả năng được chấp nhận. Như đã trình bày ở trên, sự tham gia của nhân viên là một nhân tố đem lại để những cảm xúc tích cực đối với thay đổi. Hơn nữa, để thực hiện thay đổi thành công, cần phải thuyết phục nhân viên rằng thay đổi sẽ không chỉ có lợi cho công việc mà còn cho chính bản thân họ. Tuy nhiên, đôi khi cố gắng của nhà quản trị không được đền đáp, khi đó giải pháp có thể là phải thay đổi vị trí hoặc vai trò của họ trong doanh nghiệp.

4. Mức độ cam kết

Mức độ cam kết trong doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng để đạt được những thay đổi mong muốn. Nếu như mức độ cam kết dù chỉ về mặt tâm lý không cao, những điều chỉnh thay đổi có thể không bị bác bỏ nhưng chỉ được tiến hành một cách chậm chạp. Cam kết của các nhà lãnh đạo là một nhân tố quan trọng cho phép thay đổi có thể thực hiện được suôn sẻ và thành công. Các nhà quản trị trước tiên phải có niềm tin và tin tưởng vào kết quả thay đổi trước khi cùng với nhân viên của mình chấp nhận thay đổi (Robbins và Judge, 2007).

5. Khả năng lãnh đạo

Thay đổi chỉ có thể đạt được nếu khả năng lãnh đạo trong doanh nghiệp được đảm bảo tốt; các nhà lãnh đạo có thể thực hiện thay đổi thành công thông qua tấm gương của chính họ thể hiện trong hành vi và khả năng lãnh đạo hiệu quả. Cần chú ý là khả năng lãnh đạo khác với với công tác quản trị, dù cả hai nội dung đều có vai trò quan trọng để tiến hành thay đổi. Theo Senior và Fleming (2006), các nhà quản trị có xu hướng tập trung nhiều hơn vào “chiến lược, cơ cấu và hệ thống tổ chức”, trong khi các nhà lãnh đạo chú trọng tới các nội dung “mềm” như vấn đề con người, xây dựng mục tiêu, công tác truyền thông và xây dựng động cơ. Vai trò của lãnh đạo là gây “ảnh hưởng tới những người khác để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp”. Quản trị chiến lược thay đổi hay lãnh đạo chiến lược thay đổi đều được thực hiện thành công nếu như các nhà lãnh đạo có đủ khả năng và được thực hiện trong môi trường khuyến khích học tập trong doanh nghiệp. Các nhà quản trị có thể xây dựng môi trường thúc đẩy động cơ bằng cách tìm hiểu nhân viên trong doanh nghiệp và xác định các yếu tố quan trọng về động cơ thúc đẩy. Thực hiện thay đổi đòi hỏi một số kỹ năng như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải thích và ra quyết định, kỹ năng giải quyết các vấn đề trong doanh nghiệp …

6. Đào tạo

Đào tạo có ảnh hưởng tới việc chấp nhận thay đổi và thực hiện thành công thay đổi. Quá trình này thậm chí còn có thể làm gia tăng cam kết trong thời gian ngắn. Nếu thay đổi được thực hiện trong hệ thống doanh nghiệp, việc đào tạo trở thành yêu cầu thiết yếu cho dù chi phí cho quá trình đào tạo cao, bởi vì nếu nhân viên không biết làm thế nào để sử dụng và khai thác hệ thống hiệu quả sẽ không thể có được lợi ích từ đó. Hơn nữa, nếu các nhà quản trị trước đó không thành công trong triển khai các chương trình đào tạo có thể khiến họ không tự tin, điều này ảnh hưởng cả tới các nhân viên, khiến cho khó thực hiện thành công thay đổi. Đối với nhân viên cũng vậy, quan trọng là phải làm cho nhân viên tin tưởng rằng quá trình đào tạo phù hợp sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho họ trong công việc (Self và Schraeder, 2009).

Nguồn: Phan Thanh Tú (2019), Quản trị Chiến lược Doanh Nghiệp, NXB Công Thương, trang 277 – 280.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *