Phân bổ nguồn lực hiệu quả trong thực thi chiến lược

Phân bổ nguồn lực là quá trình phân chia nguồn lực quý hiếm giữa các đơn vị kinh doanh trong doanh nghiệp, hay hiểu theo cách đơn giản hơn, là kế hoạch sử dụng các nguồn lực hiện tại nhằm đạt được các mục tiêu tương lai. Quá trình này thường gồm ba giai đoạn.

1. Giai đoạn 1 – định vị

Nhằm xác định các đặc tính cơ bản về mặt kinh tế và kỹ thuật của chiến lược mới thông qua quá trình nghiên cứu, phân tích và lựa chọn. Đây là bức tranh mô tả rõ ràng cách thức, ý tưởng, hành động của chiến lược, có sự tương tác, phản hồi với các nguồn lực và bối cảnh môi trường của doanh nghiệp; và thường được thực hiện bởi đội ngũ quản lý cấp thấp của các đơn vị phòng, ban trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp sử dụng các cách khác nhau để phân tích, đánh giá các thách thức mà họ có thể gặp phải từ môi trường; phổ biến là (1) phương pháp thủ công (theo danh sách nhiệm vụ hoặc quy trình công việc), (2) thuật toán (như sắc xuất, các công thức dự báo nhờ hệ thống công nghệ thông tin) hoặc (3) kết hợp cả hai phương pháp. Đồng thời, các cơ chế dự báo phân bổ cũng được xây dựng, ví dụ cho các vấn đề cần nguồn lực ngoài kế hoạch, hay khi đòi hỏi nguồn lực tăng ở một số bộ phận trong quá trình thực thi chiến lược.

2. Giai đoạn hai – triển khai

Đây là hoạt động phân bổ nguồn lực theo hai cấp là cấp độ công ty và cấp độ kinh doanh.

Hình 1: Phân bổ nguồn lực giữa các bộ phận trong doanh nghiệp

Ở cấp công ty, nguồn lực được phân bổ được dựa trên hai yếu tố chính là nhận thức về mức độ thay đổi nguồn lực và mức độ kỳ vọng từ cấp cao (hay mục tiêu chiến lược); từ đó hình thành bốn loại phân bổ như sau:

Hình 2: Quy hoạch và phân bổ nguồn lực cấp công ty

• Trong bối cảnh mức độ thay đổi nguồn lực được đánh giá cao với mức độ kỳ vọng cao (có thể tùy thuộc vòng đời sản phẩm), đòi hỏi thứ bậc ưu tiên bắt buộc cho các đơn vị, chức năng, nguồn lực sẽ được phân bổ ép buộc từ cấp cao xuống theo thứ tự ưu tiên của các bộ phận; thứ tự ưu tiên thường được xác định qua quá trình cạnh tranh tự do giữa các bộ phận về vị trí, vai trò của từng bộ phận;
• Trong bối cảnh mức độ thay đổi nguồn lực cao nhưng mức độ kỳ vọng thấp, thường trong tình trạng doanh nghiệp ổn định hoặc có xu hướng suy giảm, nguồn lực được phân bổ thông qua cạnh tranh tự do giữa các bộ phận. Theo đó, doanh nghiệp tiến hành tái phân bổ và tiến trình tái phân bổ được triển khai từ cấp cao trở xuống.
• Trong bối cảnh cả mức độ thay đổi nguồn lực và mức độ kỳ vọng đều thấp, các nguồn lực (chủ yếu các nguồn lực phổ biến, sử dụng chung) sẽ được phân bổ thông qua mặc cả tự do giữa các bộ phận, cụ thể như phân bổ gián tiếp bằng việc tính toán các chi phí; phân bổ trực tiếp bằng cách chuyển nghĩa vụ quản lý cho 1 bộ phận; hoặc phân bổ trực tiếp bằng cách các bộ phận trả chi phí phục vụ.
• Trong bối cảnh mức độ thay đổi nguồn lực thấp với mức độ kỳ vọng cao, các nguồn lực thường được phân bổ theo công thức thuật toán hoặc phân bổ kiểu mặc cả tự do như trên.

Ở cấp kinh doanh, để các bộ phận, các đơn vị chức năng cùng tiến hành thực thi chiến lược hiệu quả, doanh nghiệp cần đặt ra quy trình hoặc phân bổ theo trình tự các bước cụ thể. Trong nội bộ từng bộ phận, hoạt động phân bổ lại được thực hiện thông qua đàm phán như ở cấp công ty đã trình bày trên đây.

3. Giai đoạn cuối cùng – Bối cảnh

Bối cảnh gồm các hoạt động điều chỉnh, cập nhật, bổ sung phân bổ nguồn lực theo bối cảnh thực thi chiến lược và những biến động thị trường. Trước tiên, doanh nghiệp phải liên tục nhận dạng được nguồn lực thiết yếu của mình; xác định rõ nguồn lực chi tiết và nhu cầu nguồn lực cũng như sự thay đổi về nhu cầu tại từng bộ phận cụ thể. Để đảm bảo lợi thế cạnh tranh trong quá trình thực thi, doanh nghiệp nên có hệ thống đánh giá khả năng phù hợp với các nguồn lực sẵn đã được định dạng trước đó; cũng như sẵn sàng tích hợp các nguồn lực mới được bổ sung. Bên cạnh đó, sự tương thích giữa các nguồn lực với nhau cũng nên được đề cao; cần đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ, nhất quán giữa các nguồn lực và có khả năng liên kết để bổ sung, hỗ trợ nhau trong tiến trình triển khai hoạt động chiến lược.

Nguồn: Phan Thanh Tú (2019), Quản trị Chiến lược Doanh Nghiệp, NXB Công Thương, trang 233 – 236.